Privacybeleid

“Ongedwongen waar het kan, wettelijk waar het moet”

We hebben onze privacyverklaring bijgewerkt, uw privacy is belangrijk voor ons en staat daarom voorop in de aanpassingen. Om u duidelijkheid te geven over waar wij uw gegevens voor gebruiken, werken wij continu aan het verbeteren van onze privacyverklaring. Met deze doelstelling in gedachten, hebben we in het licht van de nieuwe Europese Unie-regels voor gegevensbescherming (AVG), onze privacyverklaring bijgewerkt. Deze AVG-wet is sinds 25 mei 2018 in werking.

Belangrijke informatie

. We gebruiken uw persoonlijke gegevens alleen voor het doel waarmee u ze met ons hebt gedeeld.
. We delen alleen persoonlijke gegevens met externe partijen om onze diensten te kunnen verlenen en onze operationele activiteiten mogelijk te maken, om externe partijen u een factuur te kunnen sturen of
wanneer we dit wettelijk verplicht zijn. In alle andere gevallen vragen wij u altijd om uw toestemming
. U mag natuurlijk altijd aan ons vragen wat we van u weten en mogelijk incorrecte persoonlijke gegeven corrigeren. Voor een overzicht van al uw rechten, verwijzen we u naar de privacyverklaring. Op uw
verzoek maken wij een afdruk van uw gegevens en deze kunt u dan inzien in ons kantoor, meenemen kan niet in verband met de wettelijke eisen met betrekking tot de privacy.

Communicatie
Als onderdeel van onze dienst informeren we u via telefoon, email, sms, WeTransfer of whatsapp. Bestanden versturen wij in de regel via WeTransfer omdat deze voldoet aan de wettelijke EU eisen. U mag uw voorkeur altijd aan ons doorgeven via email.
Facturen, herinneringen en andere belangrijke zaken aangaande een uitvaart of andere verzoeken verzenden wij via de post, email of WeTransfer.

Daarnaast kunt u zelf kiezen of u in ons bestand wilt blijven staan of dat wij uw gegevens 100% moeten wissen, dit is overigens alleen mogelijk nadat alle facturen zijn voldaan.
Wij sturen u nooit aanbiedingen m.b.t. onze diensten.
Als u om welke reden dan ook niet akkoord gaat met onze bijgewerkte privacyverklaring en de algemene voorwaarden dan kunt u ervoor kiezen om uw gegevens te laten verwijderen.
Als u andere vragen heeft kunt u altijd contact met ons opnemen.

Onze privacyverklaring per 25 mei 2018
Uw privacy is bij Ben Jansma Uitvaartverzorging erg belangrijk. We gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend om u bij een volgende uitvaart van dienst te kunnen zijn, onze producten en diensten aan u te leveren en om u te informeren over onze producten en diensten, voor zover u hiertoe toestemming hebt verleend. We hechten veel waarde aan de bescherming, vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer u van onze producten en diensten gebruikmaakt, waarom we deze gegevens nodig hebben en hoe we deze gebruiken.

Onze Diensten
Ben Jansma Uitvaartverzorging biedt u hulp vóór een overlijden, direct na een overlijden, voorbesprekingen, advisering en begeleiding, Ben Jansma Uitvaartverzorging heeft een uitvaartwinkel waar wij u diverse producten aanbieden zoals urnen, gedenksieraden, dankbetuigingen enzovoort. Buiten dit assortiment hebben wij ook geschenk- en gedenkartikelen.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?
We hebben nu eenmaal bepaalde persoonsgegevens nodig om u de best mogelijke diensten te kunnen bieden en om u te informeren over onze producten en diensten. Sommige van deze gegevens geeft u direct, bijvoorbeeld wanneer u via ons een uitvaart gaat regelen of tijdens een voorbespreking.

Bij een (voor)bespreking of uitvaartregeling noteren wij de volgende gegevens
voor- en achternaam;
aanhef (Dhr./Mevr. etc.);
emailadres;
mobiele nummer;
vast telefoonnummer;
woonadres;
betaal- en factureringsinformatie, zoals een bankrekeningnummer;
BS-Nummer (in verband met de aangifte van het overlijden);
geboortedatum en geboorteplaats;
Relatie t.o.v. de overledene
Gegevens van de overledene

Als u bij aankoop in de winkel een factuur op naam wenst dan noteren wij de volgende gegevens
Voor- en achternaam;
Aanhef (Dhr./Mevr. etc.);
Uw woonadres;
Betaal- en factureringsinformatie, zoals bankrekeningnummer

Derde Partijen
Wij ontvangen soms gegevens via verzekeringsmaatschappijen, gemeentelijke instellingen enz., deze bergen wij veilig op in uw dossier.

Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?
We gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, en waar van toepassing, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. We gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Uitvoering van de overeenkomsten.
We verwerken uw persoonsgegevens om u diensten en producten van uw keuze te leveren. Zo gebruiken wij deze informatie om betaling van uitvaart gerelateerde zaken te regelen en te leveren en het voor externe partijen mogelijk te maken om u een factuur te sturen, bijvoorbeeld de gemeente of eigenaar van een begraafplaats en/of crematorium.
We gebruiken uw informatie om u te ondersteunen in het gebruik van onze diensten. Dit omvat het gebruik van persoonsgegevens om problemen met diensten en producten vast te stellen en andere klantondersteuning gerelateerde diensten te leveren.

Klantcontact en communicatie.
We gebruiken uw gegevens om in verband met onze dienstverlening met u te communiceren via post, e-mail, sms-berichten of andere elektronische media. Zo ontvang u van ons facturen en kunnen wij met u communiceren om afspraken bevestigen, u herinneringen te sturen, problemen op te lossen en om u uit te nodigen om deel te nemen aan klanttevredenheidsonderzoeken.

Marketing.
Wij hebben geen persoonlijk gerichte marketing en u ontvangt dan ook nooit informatie van ons met aanbieden via telefoon, sms, whatsapp, post en/of email.

Veiligheid, beveiliging en beslechting van geschillen.
We gebruiken uw gegevens om de veiligheid, integriteit en bescherming van onze producten, diensten en klanten te waarborgen. In voorkomend geval kunnen we uw gegevens gebruiken in het kader van geschillenbeslechting, om nakoming van de overeenkomst met u af te dwingen, om onze rechten jegens derden af te dwingen, of onszelf te verdedigen tegen vorderingen of beweringen van derden.

Wettelijke verplichtingen.
We kunnen uw informatie verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld het bijhouden van een administratie of om te voldoen aan legitieme verzoeken van bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld gemeente, verzekeringsmaatschappijen, eigenaren van begraafplaatsen of crematoria, politie/justitie).

Verbetering en personalisering van onze producten en diensten.
We gebruiken uw persoonsgegevens om onze producten en diensten te verbeteren. Inzicht in klikgedrag en zoekresultaten op onze website kunnen ons bijvoorbeeld helpen om nieuwe productfuncties te prioriteren of deze te identificeren.

Onderhoud, ontwikkeling en incidentmanagement.
Indien je problemen ondervindt met één van onze producten of diensten, kan het zijn dat we persoonsgegevens, zoals uw naam,en klant-ID, moeten verwerken om het betreffende probleem op te lossen. We verwerken uw persoonsgegevens ook voor sommige interne operationele processen, bijvoorbeeld wanneer we klantgegevens naar een nieuwe database overbrengen.

Uitvoering van algemene bedrijfsprocessen, intern management en managementrapportage.
Om onze bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren, gebruiken we uw persoonsgegevens voor algemene bedrijfsprocessen. We verwerken uw gegevens bijvoorbeeld voor archiveringsdoeleinden, verzekeringen, managementrapportages, audits en andere administratieve doeleinden.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?
We delen jouw persoonsgegevens met derden zoals gemeentes, leveranciers (indien wettelijk vereist)

We delen uw gegevens:
Voor zover nodig om onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren, onze diensten te verlenen en onze partnerdiensten mogelijk te maken. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om het uit kunnen voeren van afspraken, regelingen, het innen van betalingen, het bieden van ondersteuning en het met u kunnen communiceren in verband met onze diensten;

Als wij daartoe rechtmatig worden verzocht in het kader van rechtshandhaving, bijvoorbeeld voor onderzoek naar illegale activiteiten;
Om in voorkomend geval onze overeenkomst met u te handhaven. Wanneer u bijvoorbeeld niet voor het afnemen van diensten en producten (ook van derden) hebt betaald, kunnen we uw informatie met een incassobureau delen;
Om onze rechten naar derden toe af te dwingen of onszelf te verdedigen tegen vorderingen of beweringen van derden;
Om de veiligheid, integriteit en bescherming van onze diensten te waarborgen.
Zoals hierna wordt beschreven onder ‘Verantwoordelijke entiteit’, zijn wij onderdeel van Ben Jansma Uitvaartverzorging. Om onze diensten aan u te kunnen leveren, maken wij gebruik van enkele overlappende groepsfaciliteiten, bijvoorbeeld voor databasebeheer, administratie, marketing en het voorkomen van fraude. In dit kader worden ook bepaalde persoonsgegevens met andere entiteiten van Ben Jansma Uitvaartverzorging gedeeld. Het delen van gegevens binnen de onderneming vindt uitsluitend plaats ten behoeve van onze bedrijfsactiviteiten, onze dienstverlening aan u en zoals omschreven in deze privacyverklaring.

Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Voor contact worden uw persoonsgegevens opgeslagen in de Europese Unie. Uw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk verwerkt door ons personeel op ons kantoor in Zwijndrecht Nederland. Zoals hierboven beschreven kunnen we ook gegevens delen met aan ons gelieerde groepsondernemingen. Deze zijn alle in de Europese Unie gevestigd.
We delen ook bepaalde persoonsgegevens met de in de Verenigde Staten gevestigde leverancier van ons marketingplatform. Deze leverancier is gecertificeerd onder het zogeheten ‘Privacy Shield’-programma. Neem contact op met onze klantenservice als je hier meer informatie over wilt ontvangen.
Voor zover wij persoonsgegevens doorgeven naar een land buiten de Europese Unie of een internationale organisatie, zien wij erop toe dat dit uitsluitend gebeurt naar die landen en organisaties die een passende bescherming van jouw gegevens en rechten waarborgen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), of indien dit anderszins is toegestaan onder de AVG.
Als u meer informatie wilt ontvangen over de door ons geïmplementeerde waarborgen, neem dan contact op met ons.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
We bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend zo lang deze nodig zijn voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt en/of zolang dit wettelijk is vereist.
Uw gegevens worden na ca 10 jaar gearchiveerd zodat u het op ieder gewenst moment weer kunt heractiveren, mocht u in de toekomst opnieuw van onze diensten gebruik willen maken.
Indien u uw gegevens 100% wilt laten verwijderen, vragen we u contact met ons op te nemen. Na een schriftelijk verwijderen we uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging, maar met uitzondering van de informatie die we wettelijk verplicht zijn te bewaren. Wij zijn bijvoorbeeld wettelijk verplicht gegevens zoals kopieën van facturen gedurende minimaal zeven jaar te bewaren.

Toegang tot en beheer van uw persoonsgegevens
Op verzoek kunt u op ons kantoor in Zwijndrecht uw persoonlijke gegevens rechtstreeks inzien en bewerken. Hoe u deze persoonsgegevens kunt inzien of beheren, is afhankelijk van de producten en diensten die u (heeft) gebruikt.
Als u bepaalde persoonsgegevens niet zelf kunt inzien, corrigeren of wissen, als u een kopie van uw persoonsgegevens wilt of als u een verzoek voor de beperking van verwerkingen wilt indienen, dan kun u contact met ons opnemen. We reageren zo spoedig mogelijk na ontvangst van dergelijke verzoeken.

Wettelijke grondslag voor gegevensverwerking
We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend wanneer wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben. De volgende grondslagen zijn van toepassing:

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van uw overeenkomst;
De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, bijvoorbeeld i) voor het kunnen uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten; ii) ter archivering van informatie over uw account zodat u dit op een later tijdstip kunt heractiveren; iii) om fraude of misbruik van onze diensten op te sporen of te voorkomen; of iv) ten behoeve van de beveiliging van ons netwerk en systemen;
De verwerking is noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen, zoals de bewaarplicht voor administratieve gegevens of om bepaalde informatie na een politiebevel te delen voor strafrechtelijk onderzoek;
Wanneer u ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven voor een verwerking, bijvoorbeeld voor het delen van gegevens met andere partijen na het tekenen van het opdrachtformulier.
Wanneer de bewerking berust op toestemming, heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. In dat geval zullen we de betreffende verwerking van uw gegevens beëindigen. Het intrekken van de toestemming verandert de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vόόr de intrekking daarvan niet.

Vragen en klachten
Indien u vragen heeft over de wijze waarop we uw persoonsgegevens gebruiken, kun je contact met ons opnemen.
Indien u het gevoel heeft dat een probleem niet afdoende is geadresseerd, heeft u ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verantwoordelijke entiteit
Ben Jansma Uitvaartverzorging is een merk van Ben Jansma Uitvaartverzorigng gevestigd te Zwijndrecht,geregistreerd bij het Handelsregister onder nummer 56045549. De beslissingen met betrekking tot de doelen en middelen van de verwerking van persoonsgegevens vinden in principe centraal plaats bij Ben Jansma Uitvaartverzorging., die als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens optreedt. Er kunnen zich echter ook gevallen voordoen waarin Ben Jansma Uitvaartverzorging zelfstandig de betreffende de doelstellingen van en de middelen voor een verwerking bepaalt. Voor die verwerkingen geldt Ben Jansma Uitvaartverzorging als (mede) verwerkingsverantwoordelijke.

In bepaalde gevallen verwerken we ook gegevens ten behoeve van derden, bijvoorbeeld gemeentes, verzekeringsmaatschappijen, eigenaren van begraafplaats en/of crematoria, vervoerders, visagiste in het kader van het verzorgen van uw verzoeken en afname van diensten en producten.